Este artigo irá discutir a Automação Robótica de Processos como um instrumento para executar e agilizar as tarefas do dia-a-dia de um escritório de advocacia. A RPA permite que escritórios de advocacia e departamentos jurídicos aumentem sua produtividade e atendam melhor seus clientes, automatizando operações repetitivas.

A implementação da Automação Robótica de Processos no  setor jurídico  está ganhando grande popularidade ultimamente. Além disso, a tecnologia de automação alimentada por inteligência artificial despertou o interesse dos gerentes de negócios por razões óbvias. A combinação de RPA + AI pode aumentar consideravelmente a eficiência de qualquer negócio, reduzindo ou mesmo eliminando tarefas redundantes e repetitivas. Quanto mais cedo entrarmos na onda, melhor, pois a RPA pode tirar o fardo de concluir tarefas mundanas e permitir que a pessoa se concentre em processos mais integrais do espaço de trabalho. A automação robótica de processos para escritórios jurídicos tem um grande potencial, pois pode economizar tempo gasto em arquivamento, papelada e outras tarefas tediosas e ajuda os advogados a se concentrarem mais em seus casos.

Vamos cavar mais fundo;

• Necessidade de RPA no setor jurídico
• O que é Automação Robótica de Processos ou RPA?
• Quais são os benefícios e aplicações do RPA para equipes jurídicas?
• Onde começar?
• Estudos de caso

Necessidade de RPA no setor jurídico

Em qualquer escritório de advocacia, os funcionários precisam lidar com dois tipos de tarefas. Um deles são as tarefas chatas e monótonas, como processar consultas e formulários de casos, procurar documentos, organizar arquivos etc. categoria de tarefas consome a maior parte das horas-homem. E se essas tarefas puderem ser automatizadas? E se você deixar as máquinas fazerem essas tarefas enquanto os humanos se concentram mais nos serviços de luva branca?

Por exemplo, os robôs podem diminuir o ônus da devida diligência procurando informações em registros; um funcionário levará horas, enquanto o bot pode concluir a busca de informações em minutos, economizando muito tempo. O processo de automação também auxilia em outras operações como registro de marcas, revisão de disputas, digitalização de cadastros de clientes, automatização de contas a pagar, etc. Esses processos não precisam de intervenção humana. Em vez disso, os humanos aumentam o tempo de execução dessas tarefas, custando dinheiro à empresa.

O que é Automação Robótica de Processos ou RPA?

Robotic Process Automation envolve software que automatiza um processo de negócios . Ele imita a interação entre humanos e máquinas e capacita a empresa a configurar a tarefa que deseja automatizar. O software pode pesquisar, interpretar, comunicar e processar informações com mais rapidez e eficiência.

Ele também evita as probabilidades de erros, pois usa regras e lógica definidas para executar tarefas mundanas e tediosas. Ele pode processar dados, oferecer respostas, concluir transações etc. O RPA com tecnologia de IA pode até tomar decisões com base nas condições disponíveis para automatizar tarefas. Ele usa aprendizado de máquina para processamento de dados, aliviando a carga dos funcionários que executam tarefas repetitivas básicas com base em resultados lógicos. Algumas das ações comuns na automação incluem copiar e colar dados, mover arquivos, preencher formulários, realizar cálculos, etc.

Aplicações de RPA em escritórios de advocacia

A tecnologia RPA pode aliviar advogados e assistentes jurídicos de tarefas repetitivas e permitir que eles se concentrem em serviços sofisticados para seus clientes. Aplicações comuns incluem classificação de dados, extração de dados, processamento de dados estruturados e não estruturados de documentos jurídicos, pesquisa contextual de informações em fontes de dados, etc.

• Verificações de conformidade : uma tarefa incômoda que a RPA pode simplificar em escritórios jurídicos são as verificações de conformidade. Aqui, um bot pode analisar toneladas de documentos de conformidade para encontrar possíveis riscos, violações etc. Ele pode ajudar a mitigar riscos e proteger a empresa contra multas e sanções. Os robôs podem fazer a devida diligência e criar relatórios de atividades suspeitas para identificar riscos potenciais. O RPA pode pesquisar e preencher as informações e navegar para encontrar atividades duvidosas dos clientes.
• Avaliação de risco : A automação pode calcular dados caso-custo, encontrar a classificação de crédito de um cliente, pesquisar contas a pagar, categorizá-las em registros de risco e calcular o custo de oportunidade de contratar um determinado cliente. A RPA também pode usar formulários de avaliação de risco contra lavagem de dinheiro (AML) e Financiamento do terrorismo (CTF) e encontrar os detalhes do cliente, incluindo suas localizações, serviços e relacionamentos, e integrar as informações em documentos. Construir um perfil completo economizará grandes quantidades de gravatas e recursos que um funcionário usaria.
• Automatização de trabalhos paralegais : escritórios de advocacia contratam paralegais para realizar tarefas de pesquisa intensiva. Isso inclui arquivar, registrar, pesquisar bancos de dados, etc. Um robô automatizado liberará o tempo do paralegal cumprindo todas essas responsabilidades fazendo o trabalho de lodo como criar planilhas, documentos digitalizados, sites, ferramentas, etc. atentar para as necessidades do cliente e realizar outras ações estratégicas. Dependendo da tarefa, pode-se escolher entre usar robôs controlados e não controlados ou uma mistura híbrida. A flexibilidade para criar uma tarefa automatizada pode contribuir enormemente para a eficiência e produtividade da empresa.

   

• Gestão Financeira: Finanças é uma área que costuma exigir muito trabalho e esforço humano. A automação pode reduzir a carga e os erros nesse processo cansativo. Uma pesquisa da Deloitte descobriu que 91% dos executivos financeiros desejam que as contas a pagar sejam automatizadas. O software RPA para equipes jurídicas pode ajudar no processamento de faturas de fornecedores, extraindo dados de diferentes formatos e inserindo-os no sistema de planejamento financeiro, criando pagamentos suaves. A geração de contas a partir de um sistema de gerenciamento existente também ajudará a economizar custos de mão de obra. 

Onde começar?

É ideal reconhecer as áreas que impactarão os custos e a economia de mão-de-obra como primeiro passo e automatizar esses processos. Usá-lo como um serviço em vez de passar por um mediador ajudará o escritório de advocacia a personalizar as ferramentas necessárias e atender aos requisitos atuais. Os programas de descoberta eletrônica podem ser projetados para auxiliar nos sistemas de gerenciamento de dados. O software de rastreamento que audita despesas também pode ser um bom começo. Com base na ampla gama de aplicativos, a empresa pode escolher o software que melhor auxilia seus funcionários na conclusão das tarefas do dia-a-dia. Uma consultoria de descoberta de oportunidades pode ajudá-lo a perceber o que todos os processos em sua organização podem ser automatizados e ter uma ideia do ROI dessa automação.

Estudos de caso

Um escritório de advocacia com sede em São Paulo, com 19 escritórios no Brasil estava com custos altíssimos e baixa eficiência operacional. A empresa olhou em volta, consultando outros especialistas do setor jurídico para falar sobre RPA e, em seguida, decidiu quais processos automatizar e, em seguida, executou seus bots de prova de conceito. Um de seus primeiros bots foi para lidar com verificações de conflito. Ele digitalizou os clientes e os casos e, em seguida, verificou se havia conflito de interesses. Outro bot foi utilizado para escanear e-mails e sinalizar qualquer possibilidade de litígio. O bot extrai ainda mais dados que são interpretados e compactados em um e-mail e enviados aos departamentos apropriados que podem procurar quem precisa de ação legal. Isso ajudará a empresa a obter mais clientes e a produzir uma influência considerável.

Em outro exemplo, ajudamos uma empresa a mover 1.700 registros de lotes de propriedades de seu banco de dados interno para um sistema baseado em nuvem sem nenhum processo manual. O aplicativo de nuvem deles não conseguiu carregar e validar os registros do advogado. Com um processo automatizado de leitura de um arquivo excel e validação de cada célula, o RPA o insere em uma plataforma de E-Conveyancing. O RPA economizou 1.500 horas de trabalho processando-o em 4 horas, com 100% de precisão de dados.

A automação de processos robóticos para operações jurídicas ajudou as empresas a economizar tempo e muito dinheiro, ao mesmo tempo em que ajudou seu crescimento por meio de maior proficiência. Ao desviar a atenção de tarefas que podem ser automatizadas, ela foca mais na satisfação do cliente. O RPA para equipes jurídicas surgiu como um benefício, ajudando tanto os advogados quanto os clientes. Quanto mais cedo alavancarmos seu potencial, melhor.

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